http://alsensei.com/wp-content/uploads/2011/12/email-business-english.jpg

มาเขียน Email ภาษาอังกฤษให้เป็น Professional กันเถอะ

พอดีเมื่อหลายเดือนที่ผ่านมา ผมได้โอกาสเข้าร่วม class writing English business email ที่ทางบริษัทจัดให้เรียนฟรี เลยถือโอกาสมาสรุปง่ายๆ ตามที่ตัวเองเข้าใจ (และจำได้) อาจจะไม่ได้ถูกต้องร้อยเปอร์เซ็น แต่คิดว่าพอเป็นแนวทางให้ผู้เริ่มต้นได้ เผื่อเป็นประโยชน์กับผู้อื่น บวกกับกันลืมให้ตัวเองด้วยครับ


Email นั้นภาษาอังกฤษสำคัญอย่างไร

ในโลกยุคปัจจุบันนี้ที่การติดต่อสื่อสารหากันเป็นไปอย่างไร้พรมแดน ทุกคนสามารถติดต่อหากันได้อย่างรวดเร็วผ่าน Smartphone ซึ่งก็มีทั้งการโทรคุย, video call, chat ต่างๆ นานา แต่ถ้ามองในมุมที่เป็นทางการมากขึ้น หรือในมุมที่เป็นการติดต่อสื่อสารเรื่องงานแล้ว ไม่ว่าจะเป็นสายงานอาชีพไหนๆ ก็ตาม ผมว่า email เนี่ยแหละ ถือเป็นสิ่งที่ดีที่สุด ด้วยเหตุผลหลายๆ อย่าง เช่น

  1. ดูเป็นทางการและมีความน่าเชื่อถือมากกว่าการแชทหากัน (มาก)
  2. สามารถแนบเอกสารหรือสื่อที่จำเป็นต่างๆ ต่อผู้รับสาร ไว้ด้วยกันได้อย่างลงตัว
  3. สามารถเก็บประวัติข้อมูลต่างๆ ภายในกล่อง inbox ของเราได้อย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย
  4. สามารถค้นหาประวัติ email ได้อย่างรวดเร็ว ตามแบบที่ต้องการ เช่น เรียงตามวันที่ เรียงตามสถานะการอ่าน เป็นต้น
  5. แสดงถึงความเป็น Professional (อย่างมาก) ทั้งต่อตนเอง และบริษัทที่ตนเองทำงานอยู่

เอาล่ะ เกริ่นมาได้สักพักแล้ว มาเริ่มกันเลยดีกว่า

ส่วนประกอบหลักๆ ของ Email

ตามความเข้าใจของผม บวกกับศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมมาด้วยนั้น email ที่ดี ควรมีส่วนประกอบหลักๆ 6 ส่วน ดังนี้

  1. หัวข้อของ email
  2. เริ่มต้นทักทาย
  3. บอกจุดประสงค์หลัก
  4. อธิบายรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์หลัก
  5. รอการตอบกลับ และขอบคุณทิ้งท้าย
  6. อำลา

หัวข้อของ Email

หัวข้อของ email นั้นเป็นสิ่งสำคัญมาก เนื่องจากมันเป็นด่านแรกที่จะทำให้ผู้อ่านเปิดอ่าน email ของเราหรือไม่ ลองคิดดูว่า ผู้ที่เราส่ง email ไปให้นั้น มี email อยู่ใน inbox หลายฉบับ ทั้งของเก่าและใหม่ ไหนจะพวก ads, promotion ต่างๆ นานา ซึ่งก็ทำให้ email ที่เราส่งไป มีโอกาสที่จะไม่ได้ถูกเปิดอ่านได้ ดังนั้น การตั้งหัวข้อของ email ที่ดีนั้น ต้องชัดเจน กระชับ ได้ใจความ บอกให้ผู้อ่านรู้ว่าเกี่ยวกับเรื่องอะไรได้ทันทีที่อ่านแว๊บแรก และกระตุ้นให้เขากดเปิดเข้าไปอ่าน

ตัวอย่าง email’s title จาก Airbnb

ตัวอย่างด้านบน หัวข้อของ email ก็คือ Receipt for orher AirHQ.1–1855 ซึ่งก็อ่านแล้วเข้าใจได้ทันทีว่าเป็นใบเสร็จจากการที่ผมไปซื้อของที่ Airbnb HQ มา

เริ่มต้นทักทาย

การเริ่มต้นด้วยการทักทาย จะทำให้ผู้อ่านรู้สึกดี รู้สึกว่าเราสุภาพ เป็นมิตร โดยที่เห็นใช้กันบ่อยๆ ก็จะเป็น Dear ซึ่งหลักการใช้คร่าวๆ ก็จะมีดังนี้

  1. ถ้าคนที่เราส่ง email หา ไม่ค่อยสนิทเท่าไหร่ หรือต้องการให้เป็นทางการ ก็นิยมใช้ Dear แล้วต่อด้วย ชื่อสกุล (Family name) ของผู้รับ เช่น Dear, Mr. Phetrungnapha เป็นต้น โดยผู้ชายใช้ Mr. ผู้หญิงใช้ Ms. แต่ถ้าผู้หญิงแต่งงานแล้วใช้ Mrs.
  2. ถ้าคนที่เราส่ง email หา ค่อนข้างสนิท รู้จักกันเป็นการส่วนตัว ซี้กันอยู่แล้ว อาจจะใช้แค่ว่า Hello, Hi แล้วตามด้วยชื่อตัวหรือชื่อเล่น ก็ได้ครับ เช่น Hello, Kittisak หรือ Hi, Top แบบนี้ก็ได้ครับ แต่ตามความเห็นส่วนตัวของผม คือ เราไม่ควรใช้ Morning อะไรทำนองนี้ เนื่องจากว่า เราไม่รู้ว่าช่วงเวลาที่ผู้อ่านจะอ่าน email ของเรานั้น เป็นตอนเช้าหรือเปล่า เขาอาจจะเปิดอ่านตอนกลางคืนก็ได้นี่นา ถ้าทักทายด้วย morning มันก็ไม่ make sense เนอะ
  3. ถ้าเราไม่รู้ว่าคนที่เราส่ง email หานั้นเป็นใคร ผู้ชายหรือผู้หญิง เช่น ส่ง email หาบริษัท หรือต้องการส่ง email หาผู้รับหลายคนพร้อมกัน เราก็จะเลี่ยงการระบุแบบข้อหนึ่งและสองด้านบน แต่หันไปใช้ Dear, Sir/Madam หรือใช้ To whom it may concern ก็ได้ครับ

บอกจุดประสงค์หลัก

อันนี้เป็นหนึ่งใน key หลักเลย ต้องเข้าใจด้วยว่าผู้อ่านเขาไม่ได้มี email ที่ต้องอ่านแค่ของเราคนเดียว ดังนั้นอีเมลต้องสั้น กระชับ และเพื่อไม่ให้ email นั้นออกทะเล หรือยาวเกินไป หลังจาก say hello ด้านบนไปแล้ว ก็ให้ยิงจุดประสงค์หลักไปเลย ซึ่งควรมีไม่กี่ประโยค แต่ละประโยคต้องสั้น กระชับ ได้ใจความ เช่น

Your article about GCD in Swift 3 (https://www.appcoda.com/grand-central-dispatch/) is really good and very useful. I want to translate it into Thai.

ด้านบนเป็นตัวอย่างจุดประสงค์หลักที่ผมเคยส่ง email ไปหาเจ้าของบทความต้นฉบับ เพื่อขออนุญาตแปลบทความเป็นภาษาไทยครับ ผมก็บอกแค่ว่าบทความคุณน่ะ มันน่าสนใจ ผมต้องการแปลมันเป็นไทย ส่วนน่าสนใจอย่างไร ผมจะไปอธิบายต่อใน step ถัดไปครับ

อธิบายรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์หลัก

หลังจากที่เราได้บอกจุดประสงค์หลักไปแล้ว ก็ให้เราอธิบายรายละเอียดของจุดประสงค์หลักเพิ่มเติมอีกสักหน่อย เพื่อให้ผู้รับสารเข้าใจมากขึ้น ซึ่งก็เหมือนเดิม ถึงแม้จะเป็นรายละเอียด แต่ก็ไม่ควรใส่น้ำลงไปเยอะ เน้นเนื้อๆ ดีกว่านะ

This article is simple, easy, and clear to understand queue, sync/async, concurrent tasks, and etc. However, I could not find any articles in Thai that explain those topics good enough. So, I decide to create a new one by myself and your article is very good reference. It will be useful for many people in Thailand. I will link back to your original article as well.

จากเนื้อความด้านบน ผมก็ได้อธิบายเพิ่มเติมว่า ทำไมบทความต้นฉบับถึงน่าสนใจ มันมีประโยชน์อย่างไร ทำไมผมถึงต้องแปลมันเป็นภาษาไทยด้วย และก็บอกอีกว่าจะลิ้งกลับมาหาบทความต้นฉบับให้ด้วย เป็นการให้เครดิตเขา นี่แหละที่เรียกว่า รายละเอียดที่ประกอบจุดประสงค์หลักครับ

รอการตอบกลับ และขอบคุณทิ้งท้าย

ก่อนจะจบ email มันจะเป็นการดีอย่างมาก ถ้าเราจะขอบคุณผู้ที่อ่านอีเมลของเราอีกรอบ พร้อมกับลงท้ายด้วยประโยคที่โน้มน้าวให้ผู้อ่านมีโอกาสที่จะตอบกลับ email เรา

Thank you for your consideration. If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. I look forward to hearing from you.

ผมขอบคุณเขา บอกว่าถ้าเขามีคำถาม หรือมีข้อกังวลใจที่จะให้เราแปลบทความของเขา ให้สอบถามมาได้ แล้วก็ปิดด้วยการโน้มน้าวจิตใจเล็กน้อยอย่างสุภาพว่า ผมรอคำตอบของคุณอยู่นะ

อำลา

มาถึงส่วนสุดท้ายกันแล้ว คือ การปิด email ด้วยชื่อของเรา โดยหลักๆ จะแยกเป็นสองแบบ ดังนี้

  1. เพื่อความเป็นทางการ ใช้ Best regards, Sincerely, หรือ Thank you ก็ได้ แล้วขึ้นบรรทัดใหม่ตามด้วยชื่อเต็มของเรา
Best regards,
Kittisak Phetrungnapha
Sincerely,
Kittisak Phetrungnapha

2. ถ้าเราสนิทกับผู้อ่านอยู่แล้ว สามารถที่จะใช้ Best wishes หรือ Cheers ก็ได้ แล้วขึ้นบรรทัดใหม่ ตามด้วยชื่อต้น หรือชื่อเล่นของเราก็ได้

Best wishes,
Kittisak
Cheers,
Top
ตัวอย่างจริง อาจจะไม่ถูก 100% แต่ก็พอเป็นแนวทางได้

สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่

ก่อนจากกันไปนี้ ขอเน้นย้ำถึงสิ่งสำคัญอันดับสุดท้ายที่จะลืมไม่ได้เลยก็คือ หลังจากเราเขียน email เสร็จแล้ว ให้เราอ่านทวนคำผิด แก้ให้ถูก และให้ความสำคัญกับ grammar ด้วย เพราะมันเป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นว่าเรา รวมถึงบริษัทที่เราทำงานอยู่นั้น เป็น Professional หรือไม่? ฝากไปคิดกันนะครับว่า

ระหว่าง email ที่เขียนสะเปะสะปะ ไร้รูปแบบ ไวยากรณ์ผิดๆ ถูกๆ กับ email ที่มีการจัดโครงสร้าง ใช้ไวยากรณ์ได้อย่างเหมาะสม ถ้าเป็นคุณผู้อ่าน จะเลือกอ่านอันไหนครับ?